Privātuma politika

 

1. Vispārīgie jautājumi

1.1 Jūras administrācijas privātuma politika skaidro, kā Jūras administrācija apstrādā fizisko personu datus, datu subjekta tiesību īstenošanas kārtību un citus ar personas datu aizsardzību saistītos jautājumus.

1.2.  Jūras administrācija kā pārzinis veic personas datu apstrādi saskaņā ar Vispārīgās datu aizsardzības regulu Nr.2016/679 (turpmāk – VDAR), Fizisko personu datu apstrādes likumu, Jūrlietu pārvaldes un jūras drošības likumu, Jūras kodeksu, kā arī citiem Latvijā spēkā esošajiem normatīvajiem aktiem.

1.3. Personas datu aizsardzības speciālista kontaktinformācija vispārīgas informācijas par Jūras administrācijas veikto personas datu apstrādi saņemšanai: personas.datilja.lv. Detalizētu ziņu pieprasījumu par noteiktas fiziskās personas datu apstrādi persona iesniedz Jūras administrācijā saskaņā ar privātuma politikas 8.punktā noteikto kārtību.

1.4.  Papildus šai politikai informācija par personas datu apstrādi ir iekļauta līgumos, ar Jūras administrācijas funkciju veikšanu saistītos normatīvajos aktos un Jūras administrācijas iekšējos normatīvajos aktos. Attiecībā uz specifiskām datu apstrādēm var tikt noteikti papildu, specifiski nosacījumi, par ko persona tiks informēta brīdī, kad sniedz attiecīgus datus.

1.5.  Jūras administrācija apzinās, ka personas dati ir datu subjekta īpašums un vērtība, tādēļ tie apstrādājami, ievērojot konfidencialitāti un drošību. 

1.6. Jūras administrācija aizsargā personas datus, izmantojot dažādus tehniskos un organizatoriskos pasākumus, ņemot vērā apzinātos privātuma riskus, kas ir Jūras administrācijas ietekmē un tai pieejamos organizatoriskos, finansiālos un tehniskos resursus. 

1.7.   Jūras administrācija apņemas pastāvīgi pārskatīt un uzlabot personas datu aizsardzības pasākumus.

1.8.  Jūras administrācija prezumē, ka pirms datu sniegšanas Jūras administrācijai datu subjekts ir iepazinies ar šo privātuma politiku. 

1.9.  Jūras administrācijai ir tiesības jebkurā brīdī izdarīt izmaiņas šajā privātuma politikā, publicējot privātuma politikas aktuālo versiju Jūras administrācijas tīmekļa vietnes sadaļā “Privātuma politika”.
    
    2. Personas datu apstrāde, nolūki un tiesiskie pamati

2.1 Jūras administrācija apstrādā dažādu veidu un formātu personas datus - informāciju, kas attiecas uz identificētu vai identificējamu fizisku personu, piemēram, uzvārds, personas kods, dzimšanas datums, personas kontaktinformāciju, u.c. elektroniska vai papīra formāta informāciju, kas galvenokārt nepieciešama 2.3. apakšpunktā minēto nolūku izpildei.

2.2. Jūras administrācijas pārziņā esošos personas datus tās vārdā apstrādā tikai pilnvarotas personas – Jūras administrācijas darbinieki vai kāds no Jūras administrācijas nolīgtiem apstrādātājiem (pilnvarojums darbiniekiem izriet no darba līgumiem, rīkojumiem u.c. iekšējiem normatīvajiem aktiem, apstrādātājiem - no savstarpēji noslēgtiem līgumiem). Darbiniekiem un nolīgtiem apstrādātājiem, veicot datu apstrādi, ir pienākums ievērot un rūpēties, lai tiktu ievērotas personas datu apstrādes un aizsardzības prasības.

2.3.  Jūras administrācija saskaņā ar ārējos normatīvajos aktos noteikto tiesisko regulējumu veic valsts deleģētās valsts pārvaldes funkcijas jūrlietu pārvaldes un jūras drošības jomā un, sniedzot savus pakalpojumus, apstrādā dažādus personas datu veidus galvenokārt šādiem nolūkiem: 
2.3.1. deleģēto funkciju un uzdevumu izpildei (kuģu un jahtu reģistrēšanai, kuģu, kuģošanas kompāniju un ostu uzraudzībai, kontrolei un drošības pārbaudēm, jūrnieku kompetences pārbaudēm, sertificēšanai un kompetenci apliecinošu dokumentu izsniegšanai, jūrnieku sertificēšanas datu bāzes uzturēšanai, speciālo atļauju izsniegšanai komersantiem, jūrnieku ārstu atzīšanai u.c.);
2.3.2. dokumentu un arhīva pārvaldībai;
2.3.3. privāttiesisku un publisku līgumu sagatavošanai un noslēgšanai, līgumsaistību izpildei un norēķinu administrēšanai;
2.3.4. grāmatvedības uzskaitei un personāla vadībai;
2.3.5. sabiedrības informēšanai par savu darbību un jūrnieka profesijas popularizēšanai;
2.3.6. noziedzīgu nodarījumu novēršanai vai atklāšanai saistībā ar īpašuma aizsardzību un personu vitāli svarīgu interešu, tajā skaitā dzīvības un veselības, aizsardzībai, kā arī valsts drošības interešu nodrošināšanai.
 

2.4. Jūras administrācija apstrādā personas datus, galvenokārt pamatojoties uz šādiem tiesiskajiem pamatiem:
-    normatīvajos aktos noteikto juridisko pienākumu izpilde;
-    sabiedrības interešu izpilde - lai izpildītu sabiedrības interesēs īstenojamus uzdevumus vai īstenotu oficiālas pilnvaras, kas noteiktas tiesību aktos;
Papildus tiesiskie pamati var būt šādi:
-    līgumsaistību noslēgšana un izpilde - datu apstrāde izriet no uzņēmuma līgumsaistībām vai, ievērojot personas pieprasījumu, datu apstrāde nepieciešama, lai noslēgtu attiecīgu līgumu;
-    piekrišana - datu subjekts ir devis piekrišanu savu personas datu apstrādei vienam vai vairākiem konkrētiem nolūkiem;
-    pārziņa vai trešās personas leģitīmo interešu ievērošana - šāds personas datu apstrādes pamats ir pieļaujams tikai tad, ja netiek būtiski ietekmētas personas, kuras dati tiek apstrādāti, intereses vai pamattiesības un pamatbrīvības (šo tiesisko pamatu nepiemēro personas datu apstrādei, ko veic Jūras administrācija, pildot valsts pārvaldes uzdevumus);
-    vitālo interešu aizsardzība - datu apstrāde ir nepieciešama, lai aizsargātu fiziskās personas vitāli svarīgas intereses, tai skaitā dzīvību un veselību.

2.5.  Jūras administrācijas organizēto pasākumu laikā var tikt veikta fotoattēlu un videoierakstu uzņemšana – sabiedrības informēšanai par Jūras administrāciju, atpazīstamības nodrošināšanai un vēstures arhīva veidošanai. Pirms pasākuma norises persona ir tiesīga vērsties pie Jūras administrācijas pasākumu organizatora ar lūgumu to nefotografēt vai nefilmēt, un pasākuma organizators darīs visu iespējamo, lai šāds lūgums tiktu ievērots. Personas dati, kas iegūti šāda pasākuma laikā, var tikt publicēti un apstrādāti bez laika ierobežojuma, tomēr, neskatoties uz minēto, datu subjektam ir tiesības lūgt dzēst viņa datus un minētais lūgums tiks izvērtēts.

2.6.    Jūras administrācijas ēkās un apsaimniekotajās teritorijās tiek veikta videonovērošana noziedzīgu nodarījumu novēršanai vai atklāšanai saistībā ar īpašuma aizsardzību, pārziņa tiesisko interešu aizsardzībai un personas vitāli svarīgu interešu, tostarp dzīvības un veselības, aizsardzībai. Personas dati, kas iegūti videonovērošanas rezultātā, tiek uzglabāti 30 dienas no videoieraksta veikšanas brīža, pēc šī termiņa beigām dati tiek dzēsti, ja dati iepriekš nav pieprasīti vai nav konstatēti noziedzīgi nodarījumi. Ja dati iepriekš ir pieprasīti no kompetentām valsts vai pašvaldību institūcijām, vai ir konstatētas noziedzīga nodarījuma vai pārkāpuma pazīmes, datus uzglabā pēc nepieciešamības.
 

3. JA ievēro šādus datu apstrādes principus:

3.1. likumīga un godprātīga datu apstrāde datu subjektam pārredzamā veidā;
3.2.     apstrāde tiek veikta konkrētiem, skaidriem un tiesiskiem nolūkiem, un tie netiek apstrādāti ar nolūkiem nesaderīgā veidā;
3.3.     datu apjoms ir adekvāts - atbilstīgs, ne pārmērīgs, ņemot vērā nolūkus, kādos tos apstrādā;
3.4.     dati ir precīzi un aktuāli, kā arī tie tiek laikus laboti vai dzēsti, ja dati ir nepilnīgi vai neatbilst personas datu apstrādes nolūkam;
3.5.     datus neglabā ilgāk, nekā tas ir nepieciešams nolūkiem, kādos attiecīgos personas datus apstrādā;
3.6.     datus apstrādā, ievērojot datu subjektu tiesības;
3.7.     dati tiek apstrādāti tādā veidā, lai tiktu nodrošināta atbilstoša personas datu drošība, izmantojot atbilstošus tehniskos vai organizatoriskos pasākumus. Datiem nevar piekļūt nepilnvarotas personas.
3.8.     datus nepārsūta uz citām organizācijām, iestādēm vai valstīm bez drošas un adekvātas aizsardzības.
 

4. Automatizēti lēmumi

Jūras administrācijas lēmumi par personas datu apstrādi netiek pieņemti automatizēti, datu apstrāde paredz cilvēka līdzdalību datu apstrādes lēmuma pieņemšanas procesā.    

                             
5. Personas datu glabāšanas ilgums

5.1. Jūras administrācija glabā un apstrādā personas datus, kamēr pastāv vismaz viens no šādiem kritērijiem:
   5.1.1. pastāv normatīvajos aktos noteikts pienākums datus glabāt;
 5.1.2. dati ir nepieciešami tam nolūkam, kam tie ir saņemti (piemēram, līgumsaistību noslēgšanai un izpildei, pakalpojumu sniegšanai, u.c.);
   5.1.3. normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā Jūras administrācija vai datu subjekts var realizēt savas leģitīmās (likumiskās) intereses (piemēram, iesniegt iebildumus, celt vai uzturēt prasību tiesā, u.c.);
  5.2.4. ir spēkā datu subjekta piekrišana attiecīgai personas datu apstrādei, ja nepastāv cits datu apstrādes likumīgs pamats.

5.2.     Pēc tam, kad minētie kritēriji nav piemērojami, personas dati tiek dzēsti vai iznīcināti, vai nodoti glabāšanā valsts arhīvam saskaņā ar normatīvo aktu prasībām.
 

6. Personas datu saņēmēji

6.1. Personas dati, atbilstoši nepieciešamībai, varētu tikt darīti zināmi:
   6.1.1. Jūras administrācijas darbiniekiem, kuriem tas nepieciešams darba pienākumu izpildei;
  6.1.2. personas datu apstrādātājiem atbilstoši to sniegtajiem pakalpojumiem un tikai nepieciešamā apjomā, piemēram, auditoriem, uzņēmuma ārējiem konsultantiem, datu bāzes izstrādātājiem/tehniskajiem uzturētājiem, citām personām, kuras ir saistītas ar pakalpojumu sniegšanu Jūras administrācijai, un kuru ietvaros nav iespējams iztikt bez datu apstrādes. Jūras administrācija rūpīgi izvēlas pakalpojuma sniedzējus, kuriem pakalpojuma sniegšanas ietvaros ir jāapstrādā personas dati. Jūras administrācija, slēdzot līgumus ar personas datu apstrādātājiem, ietver tajos no VDAR izrietošas personas datu apstrādes un aizsardzības prasības, kā arī norādes par to, ka apstrādātājiem dati nav apstrādājami citiem mērķim, kā vienīgi Jūras administrācijas pakalpojuma sniegšanai.
  6.1.3.  tiesībsargājošām  iestādēm, valsts un pašvaldības iestādēm, starptautiskām jūrniecības nozares uzraudzības iestādēm un citu valstu kompetentajām iestādēm saskaņā ar normatīvajos aktos noteikto.
  6.1.4.  atsevišķos gadījumos - personām, kas pieprasa informāciju atbilstoši ierobežotas pieejamības informācijas tiesiskajam regulējumam, rūpīgi izvērtējot, vai šādai datu nodošanai ir atbilstošs juridiskais pamats.

6.2. Jūras administrācija apstrādā personas datus Eiropas Savienības un Eiropas Ekonomiskās zonas teritorijā. Tomēr, ņemot vērā jūrniecības nozares starptautisko raksturu, atsevišķos izņēmuma gadījumos, pamatojoties uz Jūras administrācijai saistošo normatīvo regulējumu, var pastāvēt gadījumi, kad dati jānosūta ārpus Eiropas Savienības un Eiropas Ekonomiskās zonas vai uz starptautisku organizāciju.
 

 

7. Datu subjekta tiesības 

7.1 Saskaņā ar VDAR noteikumiem datu subjektam ir tiesības pieprasīt piekļuvi saviem personas datiem, pieprasīt to labošanu, dzēšanu, apstrādes ierobežošanu, iebilst pret datu apstrādi, kā arī tiesības uz datu pārnesamību VDAR noteiktajos gadījumos un kārtībā.

7.2.     Ja gadījumā personas datu apstrāde pamatojas uz datu subjekta piekrišanu, datu subjektam ir tiesības jebkurā brīdī to atsaukt un Jūras administrācija turpmāk datu subjekta personas datus, kurus apstrādāja uz piekrišanas pamata, vairs attiecīgam nolūkam neapstrādās. Piekrišanas atsaukums neietekmē tās apstrādes likumību, kas tikusi veikta, pamatojies uz piekrišanu, pirms atsaukuma. Atsaucot piekrišanu, nevar tikt pārtraukta datu apstrāde, kuru veic, pamatojoties uz citiem tiesiskiem pamatiem.

7.3.     Ja datu subjektam ir kādi iebildumi saistībā ar tā personas datu apstrādi, datu subjekts tiek aicināts vērsties Jūras administrācijā. Jūras administrācija datu subjekta iebildumu gadījumā veic lietderīgās darbības, lai iebildumu atrisinātu. Tomēr, ja tas neizdodas, datu subjektam ir tiesības vērsties Datu valsts inspekcijā.  Iesniegumu paraugus Datu valsts inspekcijai un citu saistītu informāciju iespējams atrast Datu valsts inspekcijas mājaslapā (http://www.dvi.gov.lv/lv/datu-aizsardziba/privatpersonam/iesniegumu-paraugi/).
 

8. Datu subjekta pieprasījums 

8.1.     Lai pēc iespējas efektīvāk izpildītu datu subjekta pieprasījumu, datu subjekti ir aicināti izmantot pieprasījuma veidlapu.

8.2.     Datu subjekta pieprasījums iesniedzams vienā no šādiem veidiem: 

• ierakstītā pasta sūtījumā, adresējot - VSIA “Latvijas Jūras administrācija”, Rīga, Trijādības iela 5, LV-1048.
• personīgi, rakstveidā iesniedzot VSIA “Latvijas Jūras administrācija” Trijādības ielā 5, 2.stāvā biroja administratorei, uzrādot personu apliecinošu dokumentu;
• personīgi, rakstveidā iesniedzot VSIA “Latvijas Jūras administrācija” Jūrnieku reģistrā, Katrīnas ielā 2A, 2.stāvā lietderības sekretārei, uzrādot personu apliecinošu dokumentu;
• parakstot ar drošu elektronisko parakstu un nosūtot uz elektroniskā pasta adresi - ljalja.lv.

8.3.     Datu subjekta pieprasījumu JA izvērtē un izpilda mēneša laikā, skaitot no pieprasījuma saņemšanas brīža. Ja būs nepieciešama papildu informācija no datu subjekta, lai JA varētu nodrošināt attiecīgās informācijas sniegšanu, tā tiks pieprasīta pēc iespējas ātrāk, lai arī pēc iespējas ātrāk sniegtu atbildi uz datu subjekta pieprasījumu. Ņemot vērā pieprasījuma sarežģītību, tā izpildes laiks var tikt pagarināts vēl uz diviem mēnešiem. Šādā gadījumā JA informē datu subjektu par pieprasījuma izpildes pagarinājumu un kavēšanās iemesliem mēneša laikā pēc pieprasījuma saņemšanas. Ja, izvērtējot datu subjekta pieprasījumu, JA secina, ka datu subjekta pieprasījums ir acīmredzami nepamatots vai pārmērīgs, JA, sniedzot datu subjektam attiecīgu skaidrojumu, var pieprasīt saprātīgu samaksu, ņemot vērā administratīvās izmaksas, kas saistītas ar pieprasītās darbības veikšanu, vai arī - atteikties izpildīt pieprasījumu.